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Kommunikation, die funktioniert

E-Mail-Server

Hosted Exchange

E-Mails haben sich zum wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag entwickelt. Wer der Flut an ausgetauschten Informationen und Daten gerecht werden will, braucht eine leistungsstarke Lösung. Kleine und mittelständische Unternehmen kommen da schnell an ihre Grenzen, zumal jedes IT-System gepflegt, gewartet und auf dem aktuellsten Stand gehalten werden muss, um Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Was bedeutet Hosted Exchange?

Hosted Exchange bedeutet, dass Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation auf den Servern eines fremden Rechenzentrums gelagert und verwaltet wird. Sie können von dort aus darauf zu greifen, wo Sie gerade sind: am PC im Büro, am Notebook oder Tablet im Hotel oder auf dem Handy.

Welche Vorteile bietet Ihnen Hosted Exchange?

Maximale Mobilität: Dank Hosted Exchange können Sie praktisch von überall aus arbeiten. Einheitliche Daten: E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben stehen auf allen Geräten immer aktuell und einheitlich zur Verfügung. Hohe Verfügbarkeit bei geringen Kosten: Sie sparen Anschaffungs-, Wartungs- und Unterhaltungskosten für einen eigenen E-Mail-Server und haben geschultes IT-Personal an Ihrer Seite, das alle notwendigen Aufgaben übernimmt.

Wie funktioniert Hosted Exchange mit BIT?

Bei Hosted Exchange mit BIT stehen die E-Mail-Server, auf denen sich Ihre E-Mail-Postfächer und Daten befinden, bei uns im Rechenzentrum. Wir kümmern uns für Sie um Datensicherung und Datensicherheit, Virenschutz und Spamfilter, Support, Pflege und Updates – für einen festen Betrag im Monat. Sprechen Sie uns an – gern unterbreiten wir ein auf Ihre Kommunikationsbedürfnisse abgestimmtes Angebot.

Im Hosted Exchange mit BIT inklusive:

  • hochverfügbare Exchange-Server
  • Datensicherheit: Ihre Daten werden deutschen Datenschutzbestimmungen und höchsten Sicherheitsstandards bei uns gehostet.
  • Rundum-Support und Pflege
  • regelmäßige Backups
  • professionell vorkonfigurierter Spam- und Virenschutz

Mit Hosted Exchange werden Ihre Daten so mobil wie Sie!

E-Mail-Archivierung

Gesetzeskonform, revisionssicher und transparent

Seit 1. Januar 2017 gilt: Steuerrelevante E-Mails müssen elektronisch archiviert werden! Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ fordern, dass Unternehmen, die ihren Geschäftsverkehr digital abwickeln, E-Mails auch elektronisch und nachvollziehbar aufbewahren.

Wir stehen Ihnen bei der Umsetzung einer gesetzeskonformen, revisionssicheren E-MAIL-ARCHIVIERUNG zur Seite –
vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!



Wer ist von der gesetzlichen Pflicht zur E-Mail-Archivierung betroffen?

  • jedes Unternehmen, das elektronische Dokumente (E-Mails) in seinem Geschäftsverkehr nutzt
  • Unternehmen aller Branchen, alle Unternehmensgrößen
  • gewerbliche Unternehmer
  • Selbstständige

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie zur Archivierung Ihrer E-Mails verpflichtet sind, sprechen Sie uns an!

Was sind aufbewahrungspflichtige E-Mails?

Aufbewahrungspflichtig sind laut GoBD E-Mails, die als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg fungieren. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil können der E-Mail-Text selbst, der Anhang bzw. die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.

ACHTUNG: Wenn eine E-Mail wie ein Briefumschlag verwendet wird und eine andere elektronische Datei wie eine Rechnung als PDF nur weitertransportiert und selbst keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, muss diese E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden.

Anforderungen an die E-Mail-Archivierung im Überblick

  • Laut GoBD aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden, ein Papierausdruck genügt nicht.
  • Aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen für eine Prüfung indexiert werden, um sie einem Geschäftsvorfall eindeutig zuordnen zu können – eine typische E-Mail-Umgebung bietet dafür nur eine begrenzte Ordnung.
  • Die Dateianhänge steuerrelevanter E-Mails müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
  • E-Mails müssen unverändert und unveränderbar archiviert werden. Die Ablage von E-Mails in einem Mailsystem ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen reicht dazu nicht aus.
  • Volltextrecherchierbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit aufbewahrungspflichtiger E-Mails müssen gegeben sein und erhalten bleiben.
  • Steuerrelevante E-Mails sollten getrennt von nicht steuerrelevanten oder gar privaten E-Mails aufbewahrt werden, da sie im Falle einer Steuerprüfung eingesehen werden.

BIT empfiehlt

Rechtssichere E-Mail-Archivierung „Made in Germany“

Für die gesetzeskonforme Archivierung steuerrelevanter E-Mails setzen wir auf den MailStore Server, die Software des deutschen Marktführers mit Top Preis-Leistungs-Verhältnis …


Vorteile der E-Mail-Archivierung:

  • Ihr Datenspeicher ist zu 100 % gesetzeskonfom und rechtssicher!
  • Ihre Daten sind sicher vor Diebstahl und Missbrauch!
  • Ihr E-Mailkonto ist aufgeräumter denn je!

Voraussetzung ist, dass der MailStore Server mit seinen Routinen Ihrem Unternehmen individuell optimal angepasst ist. Sprechen Sie uns an – Wir übernehmen Installation und Einrichtung des Mail-Servers für Sie!